Гайд

Учёт оплаты учеников: Excel-таблица или CRM

25 июня 2026 г.·4 мин чтения

Учёт оплаты учеников можно вести двумя способами: вручную в таблице Excel (или в тетради) и в программе, которая сама выставляет счёт и показывает должников. Таблица бесплатна и гибка, но всё в ней приходится заполнять руками и нет напоминаний об оплате. CRM с автосчётом через Kaspi экономит время на потоке от 20-30 учеников, но стоит абонентскую плату.

Что хорошо умеет таблица в Excel

Не списывайте таблицу со счетов. Для маленькой студии или репетитора с десятком учеников Excel или Google Таблицы — нормальный рабочий инструмент. Бесплатно, понятно, открывается на любом телефоне, и вы сами решаете, какие колонки вам нужны: имя, тариф, дата оплаты, отметка «оплачено».

• Бесплатно — не нужно платить ни за что;
• Гибко — добавляете любые колонки и формулы под себя;
• Привычно — почти все умеют заполнять таблицу;
• Подходит для 5-15 учеников, когда вы всех помните в лицо.

Пока учеников немного, проблем нет: открыли таблицу, поставили галочку «оплатил», посмотрели, кто остался. На этом уровне покупать программу незачем.

Где таблица начинает ломаться

Проблемы приходят не от самой таблицы, а от ручной работы вокруг неё. Таблица ничего не делает сама — она просто хранит то, что вы в неё вписали. Когда учеников становится 30, 50, 100, это превращается в отдельную работу на несколько часов в месяц.

• Нет напоминаний: таблица не напишет ученику «пора платить» — это делаете вы вручную в WhatsApp;
• Нет автосчёта: счёт в Kaspi каждому всё равно выставляете руками каждый месяц;
• Ошибки: забыли отметить оплату, поставили галочку не в той строке — и человек платит дважды или не платит вовсе;
• Нет доски должников: чтобы понять, кто не заплатил, надо глазами просмотреть весь список;
• Двойная работа: оплата пришла в Kaspi, а в таблице это надо отметить отдельно.

Самая частая потеря денег — не воровство, а забывчивость. Ученик «как-то незаметно» три месяца не платил, потому что в таблице его строка потерялась среди других. На 50 учениках таких легко набирается двое-трое.

Что добавляет биллинг-CRM

AgentPay — это та же таблица, только она работает сама. Вы один раз заносите учеников и их тарифы, выбираете день месяца — и в этот день каждому автоматически уходит счёт через Kaspi. Деньги падают сразу на ваш Kaspi-счёт, AgentPay их не касается и берёт 0% с платежа: вы платите только за подписку (тариф «Бизнес» — 10 000 ₸/мес, «Pro» — 15 000 ₸/мес).

• Автосчёт в выбранный день: 1-го или 5-го числа счёт уходит сам, без вашего участия;
• Доска должников: на одном экране видно, кто заплатил, а кто нет;
• Повторный счёт должнику в один клик — не надо искать его номер и сумму;
• Импорт из CSV: переносите готовый список из Excel за минуту, заново ничего не вбивая;
• Список клиентов и тарифы/абонементы хранятся в одном месте.

Настройка занимает около 5 минут: в приложении Kaspi Pay вы создаёте кассира, регистрируетесь на agentpay.kz, вводите номер кассира и подтверждаете кодом из SMS от Kaspi. AgentPay — независимый сервис, который автоматизирует обычного кассира; этот кассир не видит баланс, не делает переводы и не заходит в ваш личный кабинет.

Excel или CRM: короткое сравнение

Если коротко: таблица выигрывает по цене и гибкости, CRM — по экономии вашего времени и по тому, что вы перестаёте терять оплаты. Точка перелома — примерно 20-30 учеников. До неё ручной учёт ещё посилен, после неё он съедает вечер каждый месяц.

• Цена: Excel бесплатно, CRM — от 10 000 ₸/мес;
• Время: в таблице учёт ручной, в CRM счета уходят сами;
• Должники: в таблице ищете глазами, в CRM — отдельный экран;
• Ошибки: в таблице легко ошибиться строкой, в CRM статус оплаты ставится автоматически по Kaspi.

Когда пора переходить

Оставайтесь на таблице, пока учеников мало и учёт занимает 10-15 минут в месяц. Переходить на CRM стоит, когда вы узнаёте свою ситуацию в этих признаках: учеников больше 20-30; вы тратите несколько часов в месяц на выставление счетов и напоминания; регулярно кто-то «забывает» заплатить и вы это замечаете поздно; ведёте учёт не вы один и в таблице путаница. Если это про вас — список из Excel переносится в AgentPay импортом за минуту, и со следующего месяца счета начинают уходить сами.